Teknokentlerde faaliyet gösteren girişimler için elektronik imza (e-imza), neredeyse tüm resmi süreçlerde zorunlu hale gelmiştir. Şirket kuruluş aşamasından Ar-Ge beyanına, teşvik başvurularından kira sözleşmesi yenilemeye kadar birçok işlem e-imza ile yürütülmektedir.
1. E-İmza Nedir?
Elektronik imza (e-imza), 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında, ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahip dijital imzadır. Kişiye özel olarak üretilir ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılır.
Teknokentlerde e-imza, hem şirket yöneticileri hem de yetkilendirilmiş personel için kullanılabilir.
2. Teknokentte E-İmza Neden Gerekli?
Teknokent yönetimleri ve devlet kurumlarıyla olan çoğu resmi işlem, artık tamamen dijital ortamda yapılmaktadır. E-imza olmadan bu süreçler ilerlemez.
Başlıca kullanım alanları:
-
Teknokent başvuru ve kabul süreci
-
Ar-Ge ve yıllık faaliyet raporu beyanları
-
Vergi ve SGK teşvik başvuruları
-
Kira sözleşmesi onay ve yenilemeleri
-
TÜBİTAK, KOSGEB ve diğer fon başvuruları
-
Fatura düzenleme (e-fatura/e-arşiv entegrasyonu)
-
Resmi yazışmalar ve taahhütnameler
3. E-İmza Nasıl Alınır?
E-imza, BTK (Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu) tarafından yetkilendirilmiş sağlayıcılardan temin edilir.
Başvuru adımları:
-
Başvuru formu doldurma – Yetkili e-imza sağlayıcısının online platformu üzerinden yapılır.
-
Kimlik doğrulama – Nüfus cüzdanı ve şirket belgeleriyle şahsen ya da noter onayıyla yapılır.
-
Cihaz teslimi – E-imza, genellikle USB token veya akıllı kart şeklinde verilir.
-
Kurulum – Bilgisayara gerekli yazılım yüklenerek e-imza aktif hale getirilir.
4. E-İmza ile Yapılan Teknokent İşlemleri
-
Başvuru süreci: Şirket, teknokente kabul için proje dosyasını e-imza ile gönderir.
-
Sözleşmeler: Kira sözleşmeleri ve protokoller e-imza ile imzalanır.
-
Ar-Ge beyanı: Yıllık veya dönemsel Ar-Ge raporları e-imza ile sunulur.
-
Teşvik işlemleri: Gelir vergisi stopajı, SGK desteği gibi başvurular e-imza ile yapılır.
-
Proje güncellemeleri: TÜBİTAK ve KOSGEB destekli projelerin ilerleme raporları e-imza ile iletilir.
5. E-İmza Kullanmanın Avantajları
-
Hız ve kolaylık: Belgeler fiziksel imza beklemeden anında onaylanır.
-
Resmi geçerlilik: Islak imza ile aynı hukuki statüye sahiptir.
-
Maliyet avantajı: Kargo, notere gitme ve zaman kaybını ortadan kaldırır.
-
Güvenlik: Belgelerin değiştirilmesi veya sahteciliği engeller.
-
Dijital uyum: E-fatura, e-defter ve diğer elektronik sistemlerle entegredir.
6. E-İmza Alırken Dikkat Edilecek Noktalar
-
Yetkili sağlayıcıdan alınmalı (BTK onaylı).
-
Süre kontrolü yapılmalı – E-imzalar genellikle 2 veya 3 yıllık olur, süresi bitmeden yenilenmelidir.
-
Doğru kişiye tanımlanmalı – Şirket ortağı, yönetici veya yetkili personel adına alınmalıdır.
-
Kurulum ve kullanım desteği alınmalıdır; özellikle teknokent portalları bazen teknik uyum gerektirir.
7. 2025’te Teknokentlerde E-İmza Zorunlulukları
-
Tüm teknokentlerde faaliyet raporlarının yalnızca e-imza ile sunulması şarttır.
-
Vergi ve teşvik işlemleri için ıslak imza artık kabul edilmemektedir.
-
Bazı teknokentler, şirketlerin en az bir yetkilisinin e-imza sahibi olmasını zorunlu tutar.