Teknoloji geliştirme bölgelerinde (teknokentlerde) yer alan şirketler zamanla farklı nedenlerle başka bir teknokente taşınma ihtiyacı duyabilir. Bu ihtiyaç; fiziki alan yetersizliği, üniversite iş birliğini geliştirme arzusu, yatırımcıya yakın olma, ya da bölgesel teşviklerden daha fazla faydalanma gibi nedenlerden kaynaklanabilir.
Ancak teknokentten teknokente şirket taşıma işlemi, sıradan bir adres değişikliğinden daha kapsamlıdır. Hem mevzuat, hem de teşvik devamlılığı açısından dikkat edilmesi gereken adımlar ve yükümlülükler vardır.
Bu yazıda, teknokent şirket taşıma süreci nedir, nasıl ilerler, hangi belgeler gerekir ve nelere dikkat edilmelidir gibi tüm konuları sade ve net biçimde ele alıyoruz.
Neden Şirketinizi Başka Bir Teknokente Taşımak İsteyebilirsiniz?
-
Mevcut teknokentte ofis alanının yetersiz hale gelmesi
-
Farklı bir teknokentin altyapı, laboratuvar veya hizmet olanaklarının daha gelişmiş olması
-
Üniversite ile daha yakın Ar-Ge iş birliği kurmak istemek
-
Yeni bir şehirde faaliyet gösterme hedefi
-
Yatırımcı ağına yakınlık
-
Bölgesel kalkınma ajansları tarafından sunulan ek teşviklerden yararlanma
-
Mevcut teknokent yönetimiyle yaşanan uyumsuzluklar
Her ne sebep olursa olsun, taşıma işlemi planlı ve belgeli bir şekilde yürütülmelidir.
Teknokent Şirket Taşıma Süreci: Adım Adım
1. Mevcut Teknokent Yönetimine Bildirim
Şirket, taşınma kararı aldıktan sonra mevcut teknokent yönetici şirketine yazılı olarak bu durumu bildirmelidir. Bu aşamada bir “taşınma talep dilekçesi” sunulur ve aşağıdaki bilgiler paylaşılır:
-
Taşınma gerekçesi
-
Taşınılacak teknokentin bilgisi
-
Planlanan tarih
-
Mevcut projelerin durumu
2. Taşınmak İstenen Teknokente Başvuru
Yeni taşınılmak istenen teknokente de ayrı bir başvuru yapılması gerekir. Bu başvuru, yeni bir şirket kurma sürecinden çok farklı değildir. Yani firma:
-
Yeni teknokente özel proje başvuru formu
-
Mevcut şirket evrakları (ticaret sicil gazetesi, vergi levhası vb.)
-
Ar-Ge faaliyet planı
-
Kurucu ortak bilgileri
gibi belgeleri sunarak ön değerlendirme sürecine dahil olur.
3. Faaliyet Onayı ve Ofis Tahsisi
Yeni teknokent, başvuruyu inceledikten sonra firmanın Ar-Ge yeterliliğini değerlendirir. Onay verilirse:
-
Firma ile kira sözleşmesi yapılır
-
Yeni faaliyet izni belgesi düzenlenir
-
Teknik ofis ya da kuluçka alanı tahsis edilir
Bu noktadan sonra firma artık yeni teknokente taşınmaya resmen hak kazanmış olur.
4. Şirket Adres Değişikliği (Ticaret Sicil)
Yeni ofise taşınıldığında, şirketin adres değişikliği ticaret siciline bildirilmelidir. Bu işlem sırasında aşağıdaki adımlar izlenir:
-
Ticaret odasına başvuru
-
Yeni adresin kira kontratının sunulması
-
İmza sirkülerinin güncellenmesi
-
Vergi dairesine bildirim
Şirketin adresinin yeni teknokentteki lokasyon olarak görünmesi, teşviklerin devamı için önemlidir.
5. Teşviklerin Devamlılığı İçin Bildirimler
Şirket, teknokent taşınma sürecinde; vergi dairesi, SGK ve teşvik sağlayan diğer kamu kurumlarına yeni adresini ve faaliyet durumunu bildirmelidir. Bu bildirim yapılmadığı takdirde:
-
Gelir/kurumlar vergisi muafiyeti kesilebilir
-
SGK stopaj teşviki devre dışı kalabilir
-
KDV istisnası uygulanamaz
Tüm bildirimler yasal sürelerde yapılmalı ve faaliyet kesintisiz sürdüğü belgelenmelidir.
Gerekli Belgeler (Genel Liste)
Taşınma sürecinde hem mevcut hem de yeni teknokente aşağıdaki belgeler sunulur:
-
Taşınma talep dilekçesi
-
Şirket yetki belgeleri (ticaret sicil, vergi levhası, imza sirküleri)
-
Faaliyet özeti ve projeler hakkında bilgi
-
Yeni teknokente ait proje başvuru formu
-
Taşınma gerekçesi raporu
-
Yeni kira sözleşmesi
-
Yeni faaliyet izni belgesi
-
Adres değişikliği beyanları (vergi dairesi, SGK, Ticaret Sicil)
Not: Belgeler teknokent yönetimlerine göre değişebilir; bu nedenle her iki teknokent ile önceden iletişim kurarak özel şartlar öğrenilmelidir.
Taşınma Sonrası Dikkat Edilmesi Gerekenler
-
Teşviklerin kesintisiz devamı için faaliyetlerde boşluk olmamalıdır.
-
Eski teknokentteki projelerin sonlandırıldığına dair resmi yazı alınmalıdır.
-
Yeni teknokentte teşvik haklarından faydalanmaya başlamak için belgeler tam ve eksiksiz sunulmalıdır.
-
SGK ve Maliye kayıtları aynı anda güncellenmelidir.
-
Eski teknokentteki kira borcu, aidat vb. yükümlülükler varsa kapatılmalıdır.
Sık Yapılan Hatalar
-
Eski teknokente bilgi vermeden taşınmak
-
Yeni teknokente başvuru yapmadan ofis kiralamak
-
Vergi dairesine adres değişikliğini geç bildirmek
-
Teşvik bildirimlerinin zamanında yapılmaması
-
Proje ve personel geçiş süreçlerini belgelendirmemek
Bu tür hatalar, teşviklerin kesilmesine, hatta geriye dönük vergi ve SGK borcu çıkmasına neden olabilir.
