Teknoloji geliştirme bölgelerinde (teknokentlerde) faaliyet gösteren şirketler, 4691 sayılı Kanun kapsamında vergi muafiyetleri ve teşviklerden yararlanır. Bu avantajlar; gelir/kurumlar vergisi muafiyeti, KDV istisnası, SGK teşviki ve personel gelir vergisi stopajı şeklinde sıralanabilir.
Ancak tüm bu muafiyetler, belgelendirme ve doğru uygulama şartına bağlıdır. Vergi daireleri ve kamu denetçileri, teknokent şirketlerinin gerçekten Ar-Ge ve yazılım faaliyetleri yürütüp yürütmediğini denetlemek için belirli dönemlerde vergi incelemesi yapabilir. Bu inceleme, hem vergi kaybını önlemeyi hem de teşviklerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını tespit etmeyi amaçlar.
Bu yazıda, teknokent firmalarının vergi incelemelerine nasıl hazırlanması gerektiğini, hangi belgelerin saklanması gerektiğini ve inceleme sürecinde hangi adımların atılacağını açıklıyoruz.
Teknokentlerde Vergi Muafiyetleri Nelerdir?
Şirketler teknokentte faaliyet gösterdiğinde aşağıdaki vergi avantajlarından yararlanır:
-
Gelir/Kurumlar Vergisi Muafiyeti: Ar-Ge ve yazılım faaliyetlerinden elde edilen kazançlar 31 Aralık 2028’e kadar vergiden muaftır.
-
KDV İstisnası: Yazılım ve Ar-Ge hizmetlerinde fatura KDV’siz kesilebilir.
-
Personel Gelir Vergisi Stopajı Desteği: Ar-Ge personelinin gelir vergisi devlet tarafından karşılanır.
-
SGK İşveren Payı Teşviki: 5746 sayılı kanun kapsamında SGK priminin %50’si teşvik edilir.
Bu teşviklerden yararlanan firmalar, vergi incelemesine tabi tutulduklarında bu muafiyetlerin gerçekten hak edilip edilmediğini belgelemekle yükümlüdür.
Vergi İncelemesi Ne Zaman ve Nasıl Yapılır?
Vergi incelemesi, genellikle şu durumlarda yapılır:
-
Vergi dairesi risk analiz birimince riskli görülme
-
Muafiyetli faaliyetle ticari faaliyetlerin iç içe geçmesi
-
Teşvikli personelin uygunsuz kullanımı
-
Belgelerde eksiklik tespiti
-
Şikâyet veya ihbarlar
İnceleme genellikle şirketin faaliyet gösterdiği ildeki vergi dairesi denetim birimi ya da Hazine ve Maliye Bakanlığı vergi müfettişleri tarafından yürütülür.
İnceleme süreci, yazılı bildirimle başlar ve şirketten belirli belgeler talep edilir. Gerekli görülürse yerinde denetim yapılır.
Vergi İncelemesinde İstenen Başlıca Belgeler
Vergi müfettişleri, muafiyetli kazançlar ve teşviklerden yararlanılan personel ile ilgili aşağıdaki belgeleri talep eder:
1. Proje Belgeleri
-
Faaliyet izni belgeleri
-
Ar-Ge proje başvuru ve onay dokümanları
-
Proje teknik raporları (aylık, yıllık)
-
Proje sonuç raporları
-
İş planı ve proje takvimi
2. Personel Belgeleri
-
Personel SGK giriş bildirgeleri
-
İşe giriş ve görev tanımları
-
Maaş bordroları
-
Gelir vergisi teşvik listesindeki adlar
-
Banka maaş ödeme dekontları
-
Günlük mesai kayıtları (giriş-çıkış saatleri)
3. Mali Belgeler
-
KDV’siz kesilen faturalar ve sözleşmeleri
-
Muhasebe kayıtları (defterler)
-
Teşvik kapsamındaki gelir ve gider ayrıştırmaları
-
Hesap planları
-
Harcamaların hangi proje için yapıldığını gösteren belgeler
4. Ofis ve Fiziki Çalışma Belgeleri
-
Kira sözleşmesi
-
Ofis yerleşim planı
-
Personelin fiilen teknokent ofisinde çalıştığını gösteren kayıtlar
Vergi İncelemesinde Dikkat Edilmesi Gerekenler
1. Faaliyet Ayrımı Net Olmalı
Ar-Ge veya yazılım faaliyeti ile ticari faaliyet birbirine karıştırılmamalı. Yani sadece satış veya danışmanlık faaliyetleri teşvik kapsamında gösterilmemeli. Her proje açık şekilde ayrıştırılmalı.
2. Teşvikli Personel Ar-Ge Dışı İşlerde Görevlendirilmemeli
Teşvikten yararlanılan personel, destek personeli, idari işler veya pazarlama görevinde çalıştırılamaz. Aksi durumda cezai işlem uygulanabilir.
3. Faturalar Uygun Şekilde Düzenlenmeli
KDV’siz fatura kesilecekse, faturada şu ifade bulunmalı:
“4691 sayılı Kanun kapsamında Ar-Ge faaliyeti sonucu düzenlenmiş olup KDV’den istisnadır.”
Ayrıca söz konusu fatura, gerçekten teşvik kapsamındaki projeye ait olmalı.
4. Belgeler Dijital ve Fiziki Olarak Saklanmalı
Mali kayıtlar, proje raporları, sözleşmeler ve personel bilgileri en az 5 yıl süreyle arşivlenmeli. Hem dijital kopyalar hem de imzalı fiziksel dosyalar bulunmalıdır.
5. Yerinde Denetime Hazır Olunmalı
Müfettişler şirketi ziyaret ederek gerçekten teknokent ofisinde çalışılıp çalışılmadığını, ofiste personel bulunup bulunmadığını yerinde kontrol edebilir.
Vergi İncelemesi Sonucunda Ne Olur?
İnceleme sonunda;
-
Her şey uygunsa, rapor hazırlanır ve teşviklerin uygun kullanıldığı tespit edilir.
-
Eksiklik ya da usulsüzlük varsa, muafiyetler iptal edilir ve geriye dönük olarak:
-
Vergi ve gecikme faizi
-
SGK prim farkı
-
Cezai işlem
-
uygulanabilir.
Vergi İncelemelerine Hazırlık İçin Öneriler
-
Her ay teknik faaliyet raporu hazırlayın
-
SGK teşvikli personel listelerini güncel tutun
-
Mali müşavirinizle teşvik ayrıştırmalarını net yapın
-
Her teşvikli fatura için proje bağlantısını açıkça gösterin
-
İdari personelle Ar-Ge personelini net ayırın
-
İş yeri giriş-çıkış kayıtlarını saklayın
Bu hazırlıklar sayesinde, bir denetim durumunda süreç daha hızlı ve sorunsuz tamamlanır.
